Meetings effizient und strukturiert organisieren

Kategorie: CEO Blog

Meetings sind eine Falle, wobei Sie nützlich sein können, wenn du wirklich mal nichts tun möchtest. Zugegeben, so hart sollte die Bewertung im Regelfall nicht ausfallen, dennoch sind Meetings leider einer der häufigsten Zeitvernichter und häufig a) völlig zeitlich überzogen, b) unorganisiert und c) nicht ergebnisorientiert. Damit wir in der MSO Digital (Management Board), im zweiwöchentlichem Zyklus ein Themen-Update ggü. allen Stakeholdern effizient platzieren, hat sich nachfolgende Struktur als sehr wirksam herauskristallisiert. Achtung: Dieses Format dient lediglich zu Informations-Synchronisierung.

Ankommen – Check-In

  • Mobilfunkgeräte zur Seite legen
  • Notebooks zuklappen
  • Aufmerksamkeit und Augenkontakt zum Redner
  • Keine Wertung des gesprochenen Satzes durch den Zuhörer (Gestik, Mimik) ggü. dem sprechenden Teilnehmer.
  • Keine Diskussion

Rahmenbedingungen absichern

  • Timeframe / Besprechungsraum / Hardware / Video Telko
  • Counter-Uhr bereitstellen und auf 5 Minuten programmieren
  • Frühere personelle Exits absprechen (Dadurch Verschiebung der Vorstellungs-Reihenfolge)

Airtime / Vorstellung 

  • Vorstellung jedes Teilnehmer über verpflichtend mindestens 3 bis maximal 5 Minuten über eine Google Presentation File.
  • Die Presentation File wird freigegeben für alle Teilnehmer. Maximal eine Folie (Stichpunkte) und keinerlei weiteren visuellen Hilfsmittel.
  • Nach maximal 5 Minuten wird die Airtime des Teilnehmers abgebrochen. Der Timekeeper (vorhergehender Teilnehmer) kontrolliert die Einhaltung.
  • Inhaltlich erfolgt keine Diskussion in der großen Runde, sondern eine reine Vorstellung der wichtigsten Milestones, Metriken, Kunden, Probleme, Herausforderungen etc.
  • Vorbereitung der Themen erfolgt im Vorfeld durch jeden Teilnehmer. Keine Vorbereitung während des Termins.
  • Jeder Teilnehmer muss seine Themenkomplexe vorstellen. Fällt dieser aus, übernimmt ein Video / Audio File verpflichtend den Ersatz.
  • Für die Organisation im Vorfeld ist der entsprechend Teilnehmer selber verantwortlich.

Abschluss

  • Etwaige bilaterale Diskussionen können geführt werden.

Durch dieses Vorgehen, konnten wir eine maximale inhaltlich Synchronisierung gewährleisten und gleichzeitig die Meetings hochgradig effizient gestalten. Dabei gelten die Spielregeln für alle Teilnehmer, inkl. CEO.