Mein persönliches Zeitmanagement / Tagesplan als CEO

Kategorie: CEO Blog

Häufig werde ich nach meinem konkreten Zeitmanagement gefragt. Auf Grundlage der häufigen Rückfragen, habe ich mich entschlossen, einen Blog Artikel zu publizieren. Vorab sei gesagt, dass dies ein sehr subjektiv orientiertes Ergebnis jahrelanger „Experimente“ darstellt und stark von der Lebenssituation, Arbeitszeiten, Gesundheitszustand sowie Typus abhängig ist. Für mich hat sich (nach diversen getesteten Modellen), nachfolgender Ablauf als optimal erwiesen.

05:00 – 05:15 Uhr – Flexibilitäts Übungen

Flexibilitäts Übungen helfen mir, Verletzungen beim Sport zu reduzieren und die Regenerationsphasen zu minimieren. Zudem fühlt sich ein auf Beweglichkeit von Gelenken programmierter Körper ggü. einem starren (häufig mit einem verspannten Körpergefühl einhergehenden) Organismus einfach deutlich besser an. Während des Tages kann somit stets der volle Bewegungsradius genutzt werden und den leidigen Rückenschmerzen wird vorgebeugt.

05:20 – 05:40 Uhr – Meditation

Von vielen immer noch als esoterisch und „spirituell“ abgespeichert, erreicht Meditation mittlerweile auch die Führungsetagen in Deutschland zunehmend stärker. Für mich eine absolut sinnvolle Methode, um in größeren Turbulenzen, den Geist weiterhin leistungsfähig und klar zu halten. Immer mehr wissenschaftliche Studien belegen zudem die Wirksamkeit von Meditation. Der Fokus bei mir liegt auf die Stärkung der Stressresistenz, Kreativitätssteigerung, Klarheit & Übersicht, sowie Persönlichkeitsentwicklung.

05:45 – 06:20 Uhr – Frühstück & konzentriertes Fach-Wissen

Für das Frühstück veranschlage Ich eine relativ lange Timeframe (Für meine Verhältnisse). Das Frühstück bleibt weiterhin ein wichtiger sowie zentraler Startpunkt für den Tag. Schon Schulkinder bringen eine 20% höhere Leistung mit Frühstück. Warum sollte dies bei uns anders sein? Sowohl physisch, als auch mental setzt das Frühstück schon Akzente, wie der Tag verlaufen wird. Daher nehme ich mir hier bewusst die Zeit, für ein ausgeprägtes Frühstück. Auf der Speisekarte stehen dabei Quark, Obst, Käse & Matcha Tee. Dabei verfolge ich die Atkins-Formel (Kohlehydrate reduzieren, Proteine & Fett hochfahren). Ich verzichte zudem den kompletten Tag auf Kaffee / Koffein und reduziere Getränke lediglich auf Wasser. Während des Frühstücks schaffe ich mir ein persönliches Bild über die Weltpolitik und lausche zudem einem Blink (Fachbücher die in Form von „Blinks“ auf das Wesentliche reduziert werden). Vor allem Blinkist, ist mittlerweile mein täglicher Begleiter beim Frühstück, um so konzentriertes Wissen / Impulse aus den verschiedensten Themenumfeldern aufzusaugen. Einer der schnellsten Wege zu mehr Wissen. Schwerpunktthemen sind hier Leadership, Management & Marketing.

06:25 – 06:55 Uhr – Fach-Literatur

Nach dem Frühstück nehme ich mir 30 Minuten Zeit für Literatur. Ich suche dabei permanent nach Inspirationsquellen für die persönliche & fachliche Weiterentwicklung. Ein unverzichtbares Vorgehen, um deutlich schneller beschleunigen zu können. In Führungsetagen auf Grundlage von Zeitmangel (daher falschem Zeitmanagement) noch immer viel zu selten eingesetzt. Aktuell liegen folgende Bücher auf der Literaturliste: „The hard thing, about hard things“ von Ben Horowitz, sowie „Predictable revenue“ von Aaaron Ross. Lesen kann zudem die Führungskompetenz deutlich verbessern. Es steigert die verbale Intelligenz und macht Führungskräfte damit zu anpassungsfähigeren und wesentlich besseren Kommunikatoren. Dies wiederum ist ein entscheidendes Merkmal für die Effizienz und Leistungsfähigkeit von Führungskräften. Zudem wirkt Lesen nach diversen Studien auch stressmindernd.

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07:00 – 08:15 Uhr – Vorbereitung

Dies ist die wichtige Zeit der Vorbereitung für den Arbeitstag. Hier fallen jegliche vorbereitende Tätigkeiten, sowie der präventive Blick auf den Kalender hinein. Im Regelfall versuche ich hier neben den diversen Aktivitäten, ein TED Video mit Schwerpunkt auf Management / Motivation (alternativ lasse ich mich „einfach“ inspirieren) zu schauen und mich somit final für den intensiven Teil des Tages zu motivieren.

08:30 – max. 10:00 Uhr – Homeoffice

Häufig nutze ich die ersten Stunden / Minuten, um direkt aktiv mit etwaigen liegengebliebenen Arbeitspaketen des Vortages zu starten. Damit umgehe ich die Rush-Hour und kann die Zeit somit deutlich effizienter investieren. Der Zeitvorteil ggü. dem Start direkt in die Rush-Hour beträgt schon bei geringen Distanzen täglich 25 Minuten in Osnabrück (two way).

Zwischen 09:00 / 10:00 – 18:30 / 19:30 Uhr – Execution

Gestartet wird der Arbeitstag mit einer dezidierten To-Do Planung über mindestens 15 Minuten. Verpflichtend und täglich! E-Mails können warten. Selbst die vermeintlich wichtigen von Stakeholder ABC. Dabei werden auch langfristige Ziele immer wieder Bestandteil der Reflektion.

Mein Arbeitsalltag ist geprägt von vielen Terminen. Daher gibt es bei mir maximale Meeting Zeitblöcke von 20 Minuten. Ausnahmen sind natürlich möglich, dennoch versuche ich Meetings schon im Vorfeld auf maximal 20 Minuten zu begrenzen. Das erhöht den Output, lässt Zeit für strategische Planungen und konditioniert zur besseren Vorbereitung aller Teilnehmer. Im Durchschnitt enden die Termine zwischen 10 – 15 Minuten. Noch immer sind 30 Minuten oder 1h Termine leider gängige Praxis. Diese werden kategorisch abgelehnt. Die Reduktion um >30% Zeiteinsatz bei gleichbleibendem Output war für mich nicht völlig überraschend, aber dennoch interessant zu beobachten.

Zudem arbeite ich mittlerweile ohne eigenen Schreibtisch. Gearbeitet wird dort, wo sich ein Arbeitsplatz anbietet. Damit erhöhe ich die Aufnahmefähigkeit der internen Abläufe unserer Abteilungen und kombiniere dies mit den täglichen anstehenden persönlichen Herausforderungen. Interessanterweise verpflichtet dieses System zu einer sehr strukturierten Organisation, da der Arbeitsplatz maximal mobil gestaltet werden muss. Neben meinem Notebook, stellt dies einen Timer, Handy, sowie zwei Notizbücher dar. Ein Notizbuch wird dabei für Protokolle verwendet, ein weiteres ist als Tagesplaner mit den wichtigsten To-Do’s versehen.

Außerdem bin ich starker Nutzer der Silent Rooms. Räumlich auf eine minimale Lautstärke programmierte Rückzugsorte für unsere Mitarbeiter. Als CEO ohne festen Arbeitsplatz und starker Nutzer des Silent Rooms, konnte ich somit die Anzahl an häufig „effizienz-störenden“ Anrufen, sowie persönlicher „spontaner“ Ansprechbarkeit, deutlich reduzieren. Zudem ist das Office Management bei Anrufen vorgeschaltet. Somit erreichen mich Anrufer über Inbound-Calls „nur“ noch maximal 2-4 x pro Tag ggü. einer Statistik von weit über 20 x pro Tag. Eine deutliche Steigerung des Outputs ist das Ergebnis.

Wichtige Arbeitspakete organisiere ich nach der simplen Pomodore Technik. Eine Technik die Arbeitspakete in 25 Minuten Blöcke zerlegt.

Wie finde ich nun eine Aufgabe, die genau 25 Minuten dauert? Die Aufgabe ist entweder in 25 Minuten zu schaffen oder mehrere kleinere Aufgaben werden in 25 Minuten Blöcke zusammengefasst (zum Beispiel E-Mails beantworten und Inbox leeren). Bei großen Aufgaben werden diese in 25 Minuten Einheiten unterteilt. Dazu nutze ich einen manuellen Timer.

Die Kommunikation ist Dank Einsatz von Slack, Salesforce, Google, Jira etc. sowohl kollaborativ, als auch vollständig auf Flexibilität, sowie Schnelligkeit / Transparenz ausgelegt.

Insgesamt konnte ich durch alle Maßnahmen inkl. weiterer kleinerer, hier nicht näher beschriebener Methodiken, den Output (Achtung subjektive Wahrnehmung) sicherlich um 35% steigern.

Letztendlich ist aber ein wahnsinnig gut funktionierendes Team mit einer absolut leidenschaftlichen Vision, der beste Garant für einen hohen Output. Nur so bleibt mir der Rücken frei, um mich nicht im Mikro-Management zu verzetteln. Völlig losgelöst von persönlichen Befindlichkeiten, umgebe ich mich gerne mit Teammitgliedern, die in Teildisziplinen besser sind als ich. Always hire the best!

18:30 – 22:00 Uhr – Private Time

Die wohl wertvollste Zeit des Tages. Ohnehin bin ich sehr familienorientiert und genieße daher die Zeit mit meinen Liebsten sehr. Ich tracke allerdings dennoch auch die „Private Time“ bei längeren Zeitblöcken. Dies sensibilisiert für den Einsatz von wertvoller Qualitäts-Zeit. Und sicherlich gibt es auch die Momente, in denen einfach nur mit der Partnerin gemütlich auf der Coach die neuste Folge von „you name it“ geschaut wird. Dennoch gilt es zu bewerten, was qualitativ wertvolle Zeit mit sozialen Interaktionen eigentlich bedeutet? Das stumme Betrachten von Bewegtbild ohne sinnvollen Content, gehört zumindest dauerhaft für mich nicht dazu. Genau hier wird sensibilisiert. Das genutzte Tool stellt dabei Tempo dar.

Im Turnus von 48h treibe ich zudem ein HIIT (Hochintensives Intervalltraining) über jeweils maximal 20 Minuten. Wer dauerhaft hohes Tempo laufen möchte, muss mental & körperlich fit bleiben. Zudem stärkt HIIT das Immunsystem, so dass Ausfallszeiten stark reduziert werden können.

22:30 Uhr Schlafen

Mit knapp 6,5 – 7 Stunden Schlaf, liege ich in einem recht luxuriösem Segment. Wer dauerhaft unter 6 Stunden schläft, der riskiert nicht nur körperliche Anfälligkeiten ggü. Risikokrankheiten, sondern reduziert auch seine Aufnahmefähigkeit. Zudem braucht mein Körper Regenerationsphasen nach dem Sport und straff durchorganisiertem Arbeitsalltag.

Gibt es auch mal Abweichungen? Selbstverständlich gibt es diese. Agentur-Business ist stellenweise hochvolatil. Von komplett übersprungenen Schlafphasen, gepaart mit bis zu 80 Stunden Wochen, ist situativ jede Ausprägung, je nach Umstand, durchaus möglich. Zudem gibt es Situationen, die es einfach erfordern, zeitliches Invest zu leisten, vor allem wenn es um die zwischenmenschliche Komponente geht. Es sollte aber dauerhaft die absolute Ausnahme bleiben. Die Arbeitszeit als Metrik des Erfolges zu berücksichtigen, ist völlig überholt. Was zählt, ist der reine Output.